1. Allgemeines
1.1. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie über Art,
Umfang und Zweck der von uns erhobenen und verarbeiteten
personenbezogenen Daten informieren. Unter personenbezo-
genen Daten sind dabei alle Informationen zu verstehen, die
sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche
Person beziehen.
1.2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang
mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften (insbesondere
der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem öster-
reichischen Datenschutzgesetz (DSG) in der jeweils aktuellen
Fassung) und anderen anwendbaren Bestimmungen.
2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die
Smart Letter & Services Versand GmbH. Sie erreichen uns
unter folgenden Kontaktdaten:
Matthias-Schmid-Straße 10a
6020 Innsbruck
+43 (512) 57 30 70
office@smart-letter-services.at
3. Erhobene Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage
3.1. Kontaktaufnahme und Vertragsabwicklung
Wenn Sie mit uns per E-Mail oder telefonisch Kontakt aufneh-
men, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten
personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung
Ihrer Anfrage und anschließend zur Bearbeitung und Erfül-
lung Ihres Auftrags. Je nachdem ob Sie als Kunde, Interes-
sent, Lieferant oder Vertriebspartner mit uns Kontakt
aufnehmen, können sich die von Ihnen verarbeiteten
personenbezogenen Daten unterscheiden. In der Regel
werden jedenfalls folgenden Daten von Ihnen verarbeitet:
Titel, Vor- und Nachname, Adresse, Land, E-Mail-Adresse,
Telefonnummer, Firma, Steuernummer, Bankverbindungen,
Auftragsdaten, Bestelldaten und Rechnungsdaten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu den oben genannten
Zwecken ist die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung
vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3.2. Bewerbungen
Sie können sich bei uns per E-Mail für eine Stelle bewerben. In
diesem Fall werden die von Ihnen bekanntgegebenen personen-
bezogenen Daten für die Abwicklung der Bewerbung verarbeiten.
Dabei können folgende personenbezogene Daten verarbeitet
werden:Titel, Vor- und Nachname, Adresse, EMail-Adresse,
Telefonnummer, Geburtsdatum, Lebenslauf inkl. Unterlagen
(Zeugnisse etc.), Daten der Eltern bei Praktikanten und Perso-
naldokumente. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu den
oben genannten Zwecken ist die Erfüllung eines Vertrags oder
die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6
Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten erfolgt allenfalls auf Grundlage unseres berechtigten Inter-
esses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, nämlich die Besetzung
offener Stellen in unserem Unternehmen.
4. Übermittlung von Daten
Innerhalb von der Smart Letter & Services Versand GmbH erhal-
ten nur diejenigen Stellen bzw. MitarbeiterInnen Ihre personen-
bezogenen Daten, soweit sie diese zur Verarbeitung für die
entsprechenden Zwecke benötigen. Eine Weitergabe Ihrer per-
sonenbezogenen Daten außerhalb der Smart Letter & Services
Versand GmbH findet grundsätzlich nicht statt.
5. Speicherdauer
5.1. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, so lange, wie dies
vernünftigerweise nötig ist, um die entsprechenden Zwecke zu er-
reichen, sowie darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewah-
rungs- und Dokumentationspflichten oder zur Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
5.2. Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten daher nach
vollständiger Abwicklung der vertraglichen Beziehung oder Ihrem
Widerspruch gelöscht, sofern diese nicht zu den oben genannten
Zwecken weiterhin erforderlich sind.
6. Ihre Rechte
6.1. Recht auf Auskunft
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen
jederzeit das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie
betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies
der Fall, so haben Sie ein unentgeltliches Recht auf Auskunft über
diese personenbezogenen Daten (z.B. Verarbeitungszwecke, die
Kategorien personenbezogener Daten und Empfänger).
6.2. Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Ihrer
unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen.
6.3. Recht auf Löschung
Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf un-
verzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Ein
solches Löschrecht besteht beispielsweise dann, wenn (i) Ihre
Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise
verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, (ii) Ihre Daten
unrechtmäßig verarbeitet wurden, (iii) die Datenverarbeitung
aufgrund Ihrer Einwilligungserklärung erfolgt und Sie Ihre Einwil-
ligung widerrufen oder (iv) Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung erheben und keine überwie-
genden berechtigten Gründe für die Verarbeitung Ihrer personen-
bezogenen Daten vorliegen. Das Recht auf Löschung steht Ihnen
nicht zu, wenn eine der Ausnahmen des Art. 17 Abs 3 DSGVO
anwendbar ist. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn die
Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach
EU-Recht oder österreichischem Recht (z.B. gesetzliche Aufbe-
wahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
6.4. Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung
Wenn die Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten
Interessen erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen,
die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Ver-
arbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzu-
legen. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbei-
tung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung.
Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen
personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn,
wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung
nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwie-
gen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung
oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
6.5. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Sie betreffende personenbezogenen Daten,
die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines
Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten
in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu
lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen
anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es
technisch machbar ist.
6.6. Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten zu verlangen. Das Recht auf Ein-
schränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:
Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personen-
bezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um
dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das
Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbe-
zogenen Daten zu verlangen.
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten un-
rechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung
die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen. Wenn wir
Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung
nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung
oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben
Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbei-
tung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ein-
gelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und
unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht
feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht,
die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten zu verlangen.
Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einge-
schränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abge-
sehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum
Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen
Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Inter-
esses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats
verarbeitet werden.
7. Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre daten-
schutz rechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden
sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In
Österreich ist die Österreichische Datenschutzbehörde (DSB)
zuständig. Sie erreichen die DSB unter folgenden Kontaktdaten:
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at